Secrétaire-réceptionniste
Description de tâches
- Répondre aux appels, les acheminer et gérer les messages sur le répondeur
- Accueillir les nouveaux participants et les visiteurs, les diriger ou les référer à la personne appropriée
- Classer et étiqueter les dossiers de l’entreprise
- Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau et leur achat
- Compléter la feuille des présences
- Effectuer des envois par publipostage
- Gérer la correspondance
- Préparer la salle de conférences
- Effectuer la facturation des clients
- Rédiger les procès-verbaux de l’entreprise
- Gérer les réseaux sociaux de l’entreprise
- Effectuer toutes les autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’accueil et de la réception
Supérieur immédiat
- Responsable aux opérations
Formation habituellement exigée
- DEP en secrétariat ou autre formation ou expérience connexe
Habiletés et connaissances visées
- Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, Antidote, Acomba et Sage 50
- Connaissance des normes de production et de disposition de documents
- Excellent français (parlé et écrit) et anglais fonctionnel (parlé et écrit)
- Connaissance du système de gestion de documents
- Connaissance des systèmes (consoles téléphoniques, télécopieur, imprimante et photocopieur)
- Entregent, sens de l’accueil et belle présentation
- Grande capacité d’adaptation, débrouillardise, sens de l’initiative, polyvalence et capacité de concentration
- Discrétion, diplomatie et souci de la confidentialité